Vous n’arrivez pas à avancer dans vos tâches car vous vous sentez trop débordé et vous en perdez la tête ? Papiers mélangés ou perdus, du retard dans vos missions, trop d’e-mails à traiter, vous ne savez plus quoi faire et par quoi commencer.
On a peut-être la solution pour vous qui n’est autre que l’organisation ! Cela vous parait trop évident mais il est impossible de travailler de façon efficace et d’y voir clair dans votre travail si votre environnement est désordonné.
PeGast est là pour vous sauver ! On vous donne des conseils pour bien vous organiser et pour améliorer votre espace de travail !
Planifiez vos journées !
Il est important d’avoir un ou plusieurs outils pour planifier votre semaine et pour savoir ce que vous avez et aurez à faire. Les outils suivants vous seront très utiles :
- Un agenda ou planning: Votre agenda est l’outil indispensable à avoir pour gérer votre emploi du temps. Si vous n’en avez pas, vous pouvez utiliser un carnet. L’agenda électronique est également très utile pour ceux qui travaillent régulièrement sur des appareils électroniques et permet la synchronisation de vos données.
- La matrice Eisenhower: Une fois votre planning ou agenda fait, vous pouvez réaliser ce qu’on appelle une matrice Eisenhower, cet outil permet de classer vos tâches par ordre d’importance et d’urgence. Cela vous permettra de savoir quelles tâches sont à réaliser en premier, ou lesquelles sont moins importantes.
- Une to do List /Check List: Cette liste est hebdomadaire et elle va répertorier toutes les choses que vous devez finir dans la journée. Il est conseillé de construire cette liste grâce à votre matrice Eisenhower, et de lister vos missions en fonction de leur ordre d’importance et d’urgence. Une fois une de vos tâches effectuée, vous pouvez la surligner ou y mettre une coche pour une meilleure visibilité.
- Le rétroplanning: Cet outil vous sera très utile si vous devez planifier un évènement ou un projet, il fait apparaître les délais pour chaque étape et vous permet de voir l’état d’avancement de votre projet.
Organisez votre espace de travail
Une fois que votre planification est faite et que vous y voyez plus clair dans vos missions, il faut désormais agencer votre espace de travail pour vous y retrouver constamment et ne plus avoir de feuilles volantes qui risquent de se perdre.
- Faites le tri: Commencez votre rangement en jetant ou en mettant de côté tout ce qui ne vous sert pas directement pour votre travail : des papiers de longues dates qui se sont accumulés sur votre bureau et qui ne vous serviront plus ou encore des documents qui n’ont pas de lien avec votre travail. Si vous avez la chance d’avoir des meubles de rangements avec des placards ou des tiroirs, servez-vous en pour votre tri.
- Agencez l’espace de votre bureau: ayez une partie seulement pour vos appareils électroniques par exemple, et une autre pour vos dossiers papiers. Vous pouvez utiliser une petite boite pour ranger les accessoires de vos appareils (chargeurs, clés USB, adaptateurs, écouteurs, etc…), une autre pour ranger vos fournitures bureautiques (trombones, post-it, agrafes, rouleaux de scotch, etc..), et des pots pour tous vos stylos, crayons ou surligneurs.
- Utilisez des rangements de bureau pour classer vos documents par catégorie, ou par chronologie ! Ici, le choix est large, classeurs, porte-revues, pochettes, ou encore trieurs. Optez pour ce qui parait le mieux pour vous. Vous pouvez utiliser des étiquettes à coller et noter des mots-clés en rapport avec ces catégories pour mieux vous y retrouver.
- Customisez votre bureau! Vous pouvez faire de votre espace de travail, un espace personnel : rajoutez des plantes qui contribuent à votre bien-être, posez des cadres avec des photos de famille ou de vos amis ! Il peut même s’agir d’une manette pour les adeptes de jeux vidéo, ou d’une balle pour les fans de sports ! Tout objet qui peut vous rappeler la vie hors du travail et servir d’élément décoratif vous rendra joyeux ! Vous devez vous sentir comme à la maison et cet espace doit être agréable pour vous.
N’hésitez pas à prendre 5 mn en fin de journée pour remettre de l’ordre sur votre bureau afin de vous mettre directement au travail le lendemain sans perdre de temps !
Vous l’avez compris, un espace de travail désordonné peut nuire à votre productivité et vous apporter du stress. L’organisation a donc son importance dans votre vie professionnelle comme privée.
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